Software de ponto: quanto tempo guardar AFD e AEJ [2026]

A Portaria 671/2021 não fixa um número de anos para a guarda do AFD e do AEJ. O texto manda apenas não apagar os dados pelo prazo mínimo legal. Esse prazo vem do artigo 11 da CLT, que prevê prescrição de cinco anos para créditos da relação de trabalho, até o limite de dois anos após a extinção do contrato. Na prática, o RH arquiva cinco anos.

Por quanto tempo guardar o AFD e o AEJ?

Guarde cinco anos a partir de cada competência e mantenha o pacote por mais dois anos depois que o contrato terminar. O desenho é o do artigo 11 da CLT: a pretensão sobre créditos da relação de trabalho prescreve em cinco anos, até o limite de dois anos após a extinção do contrato. Fora dessa janela, a empresa não precisa mais responder.

É comum ver “artigo 140, § 5º da Portaria 671” citado como fonte do prazo. No texto compilado da Portaria 671, na versão de 21 de julho de 2026, esse parágrafo fixava cinco anos para a guarda dos livros de Inspeção do Trabalho impressos, e não para arquivos de ponto. Foi revogado pela Portaria MTE 3.869, de dezembro de 2023. A redação seguinte do artigo 140 passou a tratar do Domicílio Eletrônico Trabalhista e também caiu, revogada em dezembro de 2025. Quem fala da guarda dos dados de ponto é o Anexo IX, item 7, e ele não traz número: determina que os dados armazenados na área de registro de ponto não sejam apagados nem alterados, direta ou indiretamente, pelo prazo mínimo legal. A norma técnica devolve o prazo para a lei, e a lei aqui é a CLT.

Existe uma ressalva que tira parte do acervo dessa contagem. O § 1º do mesmo artigo 11 afasta a prescrição das ações que tenham por objeto anotações para fins de prova junto à Previdência Social. Numa operação com exposição a agente insalubre, o registro de jornada pode ser cobrado muito depois dos cinco anos, em processo previdenciário. Vale separar esse acervo e tratá-lo como permanente. O ponto de maior risco é o desligamento, quando o acesso do empregado ao sistema costuma ser cortado antes de alguém exportar o histórico: o checklist de rescisão cobre essa sequência.

Quais arquivos do ponto eletrônico o RH precisa arquivar?

O pacote mínimo tem sete peças: o AFD gerado pelo relógio, o AEJ gerado pelo programa de tratamento, os dois arquivos de assinatura, o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, os comprovantes de registro e o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitido pelo fornecedor. Se faltar uma peça, o conjunto perde força como prova.

O AFD (Arquivo Fonte de Dados) é a marcação crua, do jeito que saiu do equipamento, e só o REP pode gerá-lo para efeitos fiscais e legais (o programa de tratamento não serve para isso). O AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) é o que sobra depois do tratamento: ele acrescenta o que faltou na marcação, incluindo ausências e movimentações do banco de horas, além de sinalizar marcações indevidas. Foi o AEJ que substituiu os antigos AFDT e ACJEF. A escolha entre REP-C, REP-P e REP-A muda quem assina e como o arquivo é extraído, não muda a obrigação de guardar.

O Atestado Técnico é a peça mais esquecida da lista. O artigo 89, § 4º condiciona o uso do sistema à posse desse documento, e o § 3º exige que o empregador o mantenha em PDF, assinado no padrão PAdES, para apresentação à Inspeção do Trabalho. Vale pedir o arquivo ao fornecedor na assinatura do contrato (que é quando ele responde rápido).

Quem guarda é a empresa. O material oficial de perguntas e respostas da Auditoria-Fiscal do Trabalho responde de forma direta que o armazenamento do AFD não é obrigatório para o desenvolvedor do programa de tratamento. Manter tudo apenas no painel do fornecedor é cômodo e economiza trabalho diário, só que amarra cinco anos de prova a um contrato que pode acabar em dois. A recomendação prática é dupla: opere no sistema em nuvem e exporte uma cópia própria a cada fechamento, num diretório que a empresa controle e faça backup.

O que acontece se o arquivo de assinatura se perder?

Você fica com o conteúdo e sem a prova de que ele não foi editado. O artigo 88, § 2º determina que as assinaturas eletrônicas do AFD e do AEJ sigam o padrão CAdES e sejam armazenadas num arquivo .p7s destacado. Destacado significa separado: os dados ficam num arquivo e a assinatura fica em outro, ao lado.

A nomenclatura segue o arquivo assinado. Um AFD chamado 00000000000000REP_A.txt tem como par o 00000000000000REP_A.txt.p7s, e a última linha do próprio AFD carrega o texto literal ASSINATURA_DIGITAL_EM_ARQUIVO_P7S no campo de assinatura. Copiar só o .txt para uma pasta de rede é levar metade do documento. As assinaturas existem justamente para serem verificadas quando surge dúvida sobre autenticidade e integridade dos arquivos, em fiscalização ou em processo judicial.

Essa exigência de CAdES em arquivo destacado entrou pela Portaria MTP 1.486, de 2022, junto com outras mudanças de leiaute e de assinatura, destrinchadas no guia da Portaria 1486.

Em quanto tempo os arquivos precisam chegar ao Auditor-Fiscal?

Pelo artigo 85, quando a fiscalização pede os arquivos e os relatórios saídos do programa de tratamento, a empresa tem de entregá-los num prazo definido pelo próprio Auditor-Fiscal do Trabalho, nunca inferior a dois dias. Leia “mínimo” como piso do prazo que o fiscal pode conceder, não como direito a duas semanas de preparação.

O caminho do AFD depende do equipamento. No REP-C, o arquivo é gravado em dispositivo externo de memória por uma porta USB chamada Porta Fiscal, de uso exclusivo do Auditor-Fiscal. No REP-A e no REP-P, o artigo 81, § 2º exige que o AFD seja prontamente gerado e entregue quando solicitado, o que na prática significa um botão de exportação que funcione sem chamado de suporte. Há ainda um prazo que corre todo dia e quase ninguém monitora: o artigo 80 obriga o empregador a possibilitar que o empregado extraia os comprovantes das marcações realizadas nas últimas 48 horas, no mínimo.

Vale testar isso antes que o fiscal teste. Peça a um analista que gere o AFD de um mês qualquer e cronometre; se levar mais de um dia útil por causa de chamado ao fornecedor, o prazo de dois dias já nasce comprometido.

Como conferir o AFD e o AEJ antes da fiscalização?

Os leiautes oficiais não estão dentro da Portaria: os artigos 81 e 83, inciso I remetem às especificações publicadas no portal gov.br, e a versão em vigor foi atualizada em 31 de julho de 2026. Isso significa que o formato do arquivo é alvo móvel e depende de o fornecedor acompanhar a publicação. Cinco conferências resolvem a maior parte dos problemas.

1. Nome do arquivo. O AFD é nomeado pela junção da palavra “AFD” com o número de fabricação do REP, o CNPJ ou CPF do empregador e “REP_C”; no REP-A, com o CNPJ ou CPF e “REP_A”; no REP-P, com o número de registro no INPI, o CNPJ ou CPF e “REP_P”.
2. Ordem e formato. Os registros vêm ordenados pelo Número Sequencial de Registro, em texto ASCII no padrão ISO 8859-1, sem linhas em branco. No AEJ, cada campo termina com o caractere pipe.
3. Assinatura no lugar. O .p7s correspondente precisa estar na mesma pasta, com o nome do arquivo mais a extensão.
4. Marcações em pares. Jornadas com número ímpar de marcações no AEJ estão automaticamente erradas e são passíveis de autuação, porque toda entrada exige uma saída na mesma jornada diária.
5. Horário contratual preenchido. A ausência dessa informação no AEJ está em desacordo com a Portaria e sujeita o empregador à autuação; é dela que saem os cálculos de intervalo e de horas extras.

Os itens 4 e 5 são os que mais aparecem, e quase sempre nascem do tratamento, não do relógio. Antes de fechar a competência, vale validar ajustes antes da folha com o AEJ na mão, e não só com o espelho impresso.

O que o TST decide quando a empresa não apresenta o ponto?

Perder o arquivo inverte o jogo probatório. Pela Súmula 338, a não apresentação injustificada dos controles de frequência gera presunção relativa de veracidade da jornada alegada pelo trabalhador, que pode ser afastada por prova em contrário. O item III do mesmo verbete considera inválidos os cartões com horários de entrada e saída uniformes, e nesse caso prevalece a jornada da inicial se o empregador não se desincumbir do ônus.

Aqui a lei e a jurisprudência divergem de verdade, e o RH precisa saber disso. O TST publica a Súmula 338 com o corte em “mais de 10 empregados”, redação de 2005; o artigo 74, § 2º da CLT, alterado pela Lei 13.874/2019, fixa a obrigação de anotar entrada e saída em estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, conforme a CLT no portal do Planalto. A súmula não foi reeditada depois da mudança legal. Uma empresa com 14 funcionários fica exatamente nessa faixa cinzenta, e a saída barata é registrar mesmo sem obrigação: o custo do controle é menor que o de discutir presunção numa audiência. Para o desdobramento processual, veja o que o registro precisa provar numa ação trabalhista.

Onde o software de ponto entra nessa guarda?

Pense numa transportadora com 140 funcionários e três filiais, que fecha a folha no dia 20. O relógio de uma filial troca de fornecedor, o painel antigo é desligado no mês seguinte e ninguém exportou o AFD dos 14 meses anteriores. O arquivo não está no e-mail, não está no ERP e não está com o contador. Quando chega uma reclamação trabalhista dois anos depois, sobra o espelho em PDF, que é justamente o documento tratado, e não a marcação original assinada.

Um software de ponto resolve esse buraco quando entrega três coisas ao RH sem chamado: exportação do AFD e do AEJ por período, o .p7s junto do arquivo e o Atestado Técnico disponível para download. O RHiD, plataforma da Control iD que a Araponto revende, mantém a marcação e o tratamento num mesmo ponto online, com os arquivos disponíveis para download e os equipamentos em comodato: software e relógio numa mensalidade única, sem compra de hardware. Para checar o desenho legal antes de contratar, a página sobre a Portaria 671 lista os requisitos, e o resumo do que muda na operação diária está em o que pode e não pode.

A regra de decisão cabe em duas linhas. Guarde o pacote completo por cinco anos, sempre com o arquivo de assinatura ao lado do arquivo de dados, e conte dois anos extras a partir de cada desligamento. Antes de trocar de fornecedor ou de desativar um relógio, exporte tudo enquanto o acesso ainda existe, porque depois do corte o pedido vira negociação comercial. Para ver como o RHiD monta esse pacote sem exportação manual, o caminho curto é testar o RHiD grátis por 30 dias.