Trocar de software de ponto: o que exportar antes [2026]
Antes de desligar o sistema antigo, veja quais arquivos de jornada exportar, como validar o AFD e o que exigir em contrato na troca de software de ponto.
Trocar de software de ponto exige uma tarefa que quase nunca entra no cronograma: extrair do sistema antigo o Arquivo Fonte de Dados, o Arquivo Eletrônico de Jornada, os espelhos de ponto e o atestado técnico do fornecedor. Depois do encerramento do contrato, esses arquivos deixam de estar ao alcance da empresa, e a fiscalização continua podendo exigi-los.
O que a empresa perde quando desliga o software de ponto antigo?
Perde o acesso às marcações originais dos anos anteriores. O contrato encerrado leva junto o histórico de jornada, os espelhos já fechados e os comprovantes de registro. A obrigação de apresentar esses dados ao Auditor-Fiscal do Trabalho e à Justiça do Trabalho permanece com o empregador, e não migra para o fornecedor novo.
Pense numa rede de farmácias com 140 funcionários em seis lojas, fechamento de ponto no dia 20. A migração de plataforma foi aprovada numa reunião de março, o novo software de ponto entrou em abril com a base de colaboradores importada, e ninguém pediu os arquivos dos três anos anteriores. Em setembro chega uma reclamação trabalhista de um ex-funcionário de 2024. O RH abre o sistema novo e encontra apenas o que foi registrado de abril para cá.
O ponto que costuma passar despercebido é este: o Ministério do Trabalho e Emprego respondeu, no material oficial de perguntas e respostas sobre a Portaria 671/2021, que não é obrigatório o armazenamento do Arquivo Fonte de Dados pelos desenvolvedores de programa de tratamento de registro de ponto. O fornecedor pode guardar por política comercial (e vários guardam). Ele não guarda por dever legal.
Quais arquivos precisam sair do sistema antigo?
São cinco conjuntos, e cada um tem origem diferente. O AFD nasce no registrador de ponto, o AEJ e o espelho nascem no programa de tratamento, e o atestado técnico vem do fabricante ou desenvolvedor. Baixar só o relatório de horas não cobre nenhuma das três origens.
A Portaria 671/2021, em texto compilado verificado em agosto de 2026, distribui essas responsabilidades assim:
| Arquivo | Quem gera | Base normativa | Para que serve |
|---|---|---|---|
| AFD (Arquivo Fonte de Dados) | o REP-C, REP-A ou REP-P | art. 81 | marcação original, com efeito legal perante a fiscalização |
| AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) | programa de tratamento | art. 83, inciso I | jornada apurada, já com os ajustes aplicados |
| Espelho de Ponto Eletrônico | programa de tratamento | arts. 83, II e 84 | conferência mensal do trabalhador |
| Comprovante de registro | REP-C e REP-P | arts. 79 e 80 | prova da marcação individual |
| Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade | fabricante ou desenvolvedor | art. 89 | conformidade do sistema usado no período |
O AFD é o documento que sustenta os demais, porque contém a marcação como ela entrou. O material oficial do Ministério é direto quanto a isso: somente o REP pode gerar o AFD para efeitos fiscais e legais, enquanto o programa de tratamento fica restrito ao espelho e ao AEJ. Quem exporta apenas o relatório tratado guarda a versão editada da jornada e descarta a original.
Vale conferir também qual leiaute a base antiga usa. Plataformas que carregam equipamentos certificados sob a Portaria 1.510/2009 mantêm relatórios de AFDT e ACJEF, arquivos que a Portaria 671 substituiu pelo AEJ, e o artigo 96 permite que esses registradores sigam gerando o AFD no leiaute da época da certificação. Se a empresa vem de uma base assim, o pacote de saída mistura os dois formatos, e o tipo de REP homologado determina de onde cada arquivo deve ser puxado.
Por quanto tempo esses registros ainda podem ser cobrados?
O horizonte prático é de cinco anos. O artigo 11 da CLT fixa que a pretensão sobre créditos trabalhistas prescreve em cinco anos, até o limite de dois anos após a extinção do contrato. Um empregado desligado em 2026 pode discutir jornada de 2021 em diante, e a empresa precisa ter como responder.
A Portaria 671/2021 não fixa prazo de guarda para o AFD nem para o AEJ, e por isso não faz sentido procurar um número mágico dentro dela. O que ela fixa é o prazo de entrega: o artigo 85 determina que o empregador disponibilize os arquivos e relatórios ao Auditor-Fiscal do Trabalho, quando solicitados, no prazo mínimo de dois dias, a critério dele. Para REP-A e REP-P, o artigo 81, parágrafo 2º, exige que o AFD seja prontamente gerado e entregue. Dois dias resolvem uma busca num sistema ativo. Não resolvem um contrato encerrado há oito meses. Some a isso o artigo 80, que obriga a empresa a permitir ao empregado extrair os comprovantes das marcações feitas nas últimas 48 horas, no mínimo: esse acesso também morre com o desligamento.
Aqui existe uma divergência que vale explicar em vez de esconder. O artigo 74, parágrafo 2º da CLT, na redação dada pela Lei 13.874/2019, obriga a anotação de entrada e saída nos estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores. Já a Súmula 338 do TST, cuja última publicação é de abril de 2005, continua escrita com o piso anterior, de mais de 10 empregados. A súmula não foi reeditada depois da lei. Na prática, o dever de registrar segue o texto legal, e a consequência processual segue a súmula: a não apresentação injustificada dos controles de frequência gera presunção relativa de veracidade da jornada alegada pelo empregado, que pode ser afastada por prova em contrário. É exatamente por isso que o registro de jornada vira a peça central de uma ação trabalhista.
Como exportar o AFD antes de encerrar o contrato?
O roteiro abaixo funciona em qualquer plataforma que atenda à Portaria 671, porque a norma padroniza o formato de saída. Os nomes de menu variam; a sequência lógica, não.
- Congele a data de corte. Defina o último dia em que o sistema antigo permanece ativo e comunique ao fornecedor por escrito, antes do desligamento comercial.
- Liste os REPs cadastrados. Cada registrador tem sua própria numeração sequencial, e o AFD sai por dispositivo. Uma rede com seis lojas e um relógio por loja gera seis arquivos por período.
- Gere o AFD período a período. No RHiD, o caminho é Fiscalização, depois Exportar AFD, escolhendo o equipamento e o período (início e fim) antes de gerar o arquivo. O mesmo menu tem Exportar AFDT, o arquivo da Portaria 1510.
- Baixe o arquivo de assinatura junto. Para REP-A e REP-P, a Portaria 671 exige assinatura no padrão CAdES, armazenada em arquivo p7s destacado, com certificado ICP-Brasil. O p7s tem o mesmo nome do AFD acrescido da extensão, e sem ele a integridade do arquivo não pode ser verificada depois.
- Exporte o AEJ e os espelhos do mesmo intervalo. São os documentos que mostram o tratamento aplicado sobre a marcação bruta, e é neles que aparecem abonos, ausências e movimentação de banco de horas.
- Peça o Atestado Técnico e o Termo de Responsabilidade. O artigo 89 obriga o fabricante ou desenvolvedor a fornecer esse documento à empresa usuária, e ele comprova qual sistema estava em uso naquele período.
Reserve uma janela real para isso. Numa base de três anos com seis relógios, a extração costuma render dezenas de arquivos, e o volume só aparece quando alguém começa a baixar. A conferência dos ajustes que o programa de tratamento aplicou sobre essas marcações segue a mesma lógica de validar ajustes antes do fechamento da folha.
Como saber se o arquivo exportado está íntegro?
O leiaute oficial do AFD, republicado pelo Ministério do Trabalho e Emprego em 31 de julho de 2026, permite quatro conferências que dispensam conhecimento técnico. O arquivo é texto puro, codificado em ASCII conforme a ISO 8859-1, e abre num editor de texto comum.
- Cabeçalho. A primeira linha traz a data inicial e a data final dos registros contidos no arquivo, além da versão do leiaute, que hoje é preenchida com 004. Se a data inicial não bate com o começo do período pedido, faltou base.
- Sequência. Os registros são ordenados pelo Número Sequencial de Registro, sem linhas em branco. Salto de numeração indica extração parcial.
- Trailer. A última linha de dados informa a quantidade de registros por tipo, incluindo o tipo 3, das marcações de REP-C e REP-A, e o tipo 7, das marcações de REP-P. Esse número é o total esperado para o período.
- Assinatura. Confirme que o arquivo p7s correspondente veio junto. Segundo o Ministério, as assinaturas eletrônicas podem ser verificadas sempre que houver dúvida sobre a integridade do arquivo, inclusive em processo judicial.
Uma observação sobre fracionamento: o AFD gerado por REP-C não pode ser dividido, porque deve conter tudo o que está na memória do equipamento, enquanto o gerado por REP-A e REP-P admite fracionamento. Isso muda a expectativa de tamanho. Um arquivo pequeno de REP-C é sinal de problema; um arquivo pequeno de REP-P pode ser só o recorte pedido.
No REP-P há ainda um detalhe que ajuda em juízo. Cada marcação carrega um código hash SHA-256 calculado também sobre o hash do registro anterior, o que encadeia os lançamentos. Adulterar um registro do meio quebra a cadeia dali para a frente, e essa é a tradução prática do princípio da auditabilidade previsto no Decreto 10.854/2021.
O que acontece com a biometria que fica no fornecedor antigo?
Templates faciais e digitais são dados pessoais sensíveis pela Lei 13.709/2018, a LGPD, que classifica o dado biométrico nessa categoria quando vinculado a uma pessoa natural. Terminado o tratamento, a regra do artigo 16 é a eliminação, com conservação autorizada apenas em hipóteses específicas, entre elas o cumprimento de obrigação legal ou regulatória.
Na prática da migração, isso separa duas coisas que costumam ser tratadas como uma só. Os registros de jornada ficam, porque existe obrigação legal atrás deles. Os templates biométricos usados para autenticar a marcação não têm o mesmo amparo depois que o sistema sai de operação, e o encerramento deve prever a eliminação com confirmação formal do fornecedor.
Peça isso num documento único, junto com a formalização da data de corte. Se a empresa já conviveu com falhas biométricas no equipamento, aproveite a troca para recadastrar em vez de importar templates antigos de qualidade duvidosa.
O que precisa estar no contrato do próximo software de ponto?
Cláusula de saída com prazo e formato definidos. O Decreto 10.854/2021 estabelece, no artigo 32, inciso II, que os sistemas de registro eletrônico de jornada devem possibilitar a extração do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado. Extrair não é cortesia do fornecedor, é requisito de conformidade do sistema que ele vende.
Nossa posição, e ela tem um custo: exija a exportação periódica em vez de confiar na exportação final. Baixar AFD e AEJ a cada fechamento cria trabalho recorrente para o departamento pessoal, mais uma tarefa na lista de quem já corre contra o dia 20. Em compensação, elimina a dependência de um fornecedor com quem a relação pode terminar mal, e é justamente numa saída conflituosa que o acesso costuma travar. Quem prefere a extração única no fim aposta que a rescisão será cordial.
Na Araponto, esse é um dos pontos que revisamos antes da implantação do RHiD, junto com a adequação à Portaria 671 e o desenho da integração entre ponto e folha. O modelo de comodato ajuda nessa conta: software RHiD e equipamento Control iD entram numa mensalidade única, sem investimento inicial em hardware, e o equipamento fica com a empresa após 24 meses. Quem está saindo de um contrato mal encerrado não precisa financiar hardware novo para resolver o problema anterior.
Vale lembrar que a Portaria 671 recebeu alterações relevantes desde a publicação, e a Portaria 1.486/2022 mexeu justamente nos artigos que tratam do AFD, do AEJ e das assinaturas. Um comparativo de o que a Portaria 1.486 alterou ajuda a checar se o sistema antigo chegou a se adequar, porque arquivo gerado fora do leiaute vigente também é problema na hora de apresentar.
A regra para levar de memória é curta: o histórico é da empresa, o acesso é do fornecedor, e a janela para transformar um no outro é o aviso de encerramento. Se a sua migração já tem data marcada, comece pela extração do AFD por dispositivo antes de qualquer configuração no ponto online novo. Para discutir como fica esse desenho na sua operação, teste o RHiD grátis por 30 dias e traga o inventário de arquivos que você conseguiu recuperar.
Fontes legais consultadas em agosto de 2026: texto compilado da CLT no Planalto e a página em que o MTE publica os leiautes, onde estão a Portaria 671/2021 compilada e os leiautes do AFD e do AEJ.
